Zoomvergaderingen gebruiken in Salesforce

Zoom-meetings kunnen zowel via de Zoom-webportal als via Salesforce worden ingepland. Om Zoom te integreren met Salesforce Events, wordt de Zoom-webportaalinformatie automatisch gesynchroniseerd vanuit Zoom.

Naast Salesforce Lightning is deze integratie ook te gebruiken met Salesforce Classic.

Met deze integratie kunt u profiteren van de volgende functies:

• Wanneer u een evenement maakt in Salesforce of een bestaand evenement bijwerkt, kunt u een Zoom-vergadering plannen.

• Creëer evenementen rechtstreeks vanuit leads of contacten en start direct Zoom-vergaderingen met één klik op de knop.

• Uw activiteitengeschiedenis en de lijst met Zoom-vergaderingen tonen u directe vergaderingen die zijn gepland.

• U kunt Zoom-vergaderingsverslagen bekijken door op de onderstaande knop te klikken.

• Informatie over Zoom-vergaderingen kan worden gesynchroniseerd met Salesforce.

• Google Agenda kan worden gebruikt om vergaderingen te synchroniseren.

Vereisten voor het gebruik van Zoom Meetings in Salesforce

• Rekeningen voor bedrijven

• Het is mogelijk om Zoom voor Salesforce op de volgende manieren te gebruiken:

• Als onderdeel van de set-up heeft de Salesforce-beheerder de Zoom Meeting-objecten toegevoegd aan de relevante Salesforce-lay-outs die zijn geconfigureerd voor Zoom Ontmoeting.
  Opmerking: We raden u aan contact op te nemen met uw Zoom- en Salesforce-beheerders als u de app niet hebt kunnen installeren of om toegang te krijgen de functies van de app.

Instantvergaderingen starten in Salesforce

Deze integratie maakt het mogelijk om Zoom meetings direct te starten door te klikken op de Start Zoom Meeting link op deze pagina’s in het snelmenu.

Gebruik de vervolgkeuzelijst voor snelle acties voor een lead of contactpersoon en klik op de knop Start Zoom Meeting wanneer u de lead of contactpersoon bent. Wanneer u op deze link klikt, wordt er een evenement gemaakt onder de lead- of contactpersoonrecord, waarmee een Zoom-vergadering wordt gestart.

U wordt doorverwezen naar de e-mailinterfacepagina als E-mail verzenden naar deelnemers bij lancering is ingeschakeld op de Zoom configuratie bladzijde. Vanaf hier kun je een e-mail sturen met alle details over de Zoom-bijeenkomst naar je deelnemers.

Stuur e-mailuitnodigingen bij het starten van een vergadering

Een Zoom meeting start automatisch zodra je op Start Zoom Meeting klikt knop en een e-mail met de details van de vergadering wordt naar de deelnemers verzonden zodra de vergadering begint.

Opmerking: Er is een vereiste dat E-mail verzenden naar deelnemers bij lancering is ingeschakeld om deze functie te laten werken.

Hoe Zoom-vergaderingen als evenementen te beheren

De Zoom-integratie biedt een aantal functies op de eventdetailpagina voor Salesforce-events wanneer u een event maakt:

• Zoom-meetings inplannen
  Kies de optie Een zoomvergadering plannen wanneer u een event maakt of bijwerkt in Salesforce.

• Geplande vergaderingen starten
  In de evenementdetailspagina van een evenement, in het gedeelte Vergaderingdetails, zal er een link zijn om een ​​Zoom-vergadering te starten door op Deelnemen te klikken URL, of op de detailpagina van het evenement kunt u klikken op Start Zoom Meeting.

• Starttijd klant configureren
  Onder Starttijd klant heeft u de mogelijkheid om de datum, tijd en tijdzone van de gebeurtenis in te stellen bij het maken ervan.
  Als de klant deze instellingen wil wijzigen, moet hij zijn voorkeuren invoeren. De begin- en eindtijd van het evenement worden weergegeven in de tijdzone van de klant nadat het is opgeslagen. U kunt de starttijd van de vergadering in uw juiste tijdzone instellen en het systeem past de tijd automatisch aan.

• E-mails verzenden bij het plannen van evenementen
  De knop E-mail verzenden is beschikbaar wanneer u een Zoom Meeting toevoegt aan een gebeurtenis, welke stelt u in staat om een ​​e-mail te sturen naar uw gebruikers, contacten en leads wanneer u toevoegen een zoombijeenkomst. Voer het e-mailadres van de klant in het veld Voer e-mailadres van deelnemers in om extra deelnemers toe te voegen.

• Zoomen gebruiken PMI en Join Before Host-opties
  Mijn Zoom PMI: Met de Zoom-vergaderplanner kunt u vergaderingen plannen op basis van uw PMI (Personal Meeting ID).
  Deelnemen vóór host: Maak het voor de aanwezigen van de Zoom meeting mogelijk om meedoen voordat de vergadering wordt gestart of de gastheer doet mee.

Bekijk en vernieuw vergaderingsdetails in Salesforce

Opmerking: Er moeten ten minste twee mensen aanwezig zijn bij de vergadering om deze te laten slagen.

In de evenementdetailpagina van een Zoom-vergadering, kunt u informatie over de vergadering zien. Nadat de Zoom meeting is beëindigd door de gastheer, zullen de details van de Zoom meeting beschikbaar zijn.

Door op de knop Vergaderingsdetails synchroniseren te klikken, kunt u de informatie over de vergadering handmatig vernieuwen. Van het Zoom-webportaal wordt de bijgewerkte vergaderingsinformatie opgehaald en bijgewerkt in de volgende gebieden: vergaderingsstatus, starttijd Zoom-vergadering, duur, deelnemerslijst en opname-informatie, die uit het Zoom-webportaal worden gehaald.

Een ander onderdeel van de integratie is dat gegevens ook elk uur automatisch worden gesynchroniseerd als onderdeel van de dagelijkse taken die het uitvoert.

Evenementen maken voor externe Zoom-vergaderingen

Opmerking: Het synchroniseren van externe Zoom-vergaderingen met Salesforce moet door de beheerder zijn ingeschakeld voordat externe Zoom-vergaderingen worden gesynchroniseerd.

In Zoom-vergaderingen zijn externe vergaderingen vergaderingen die u maakt via het webportaal van Zoom of via de Zoom-clienttoepassing. Als gevolg van de integratie worden Zoom-vergaderingen die overeenkomen met de overeenkomende contactpersonen en informatie over leads automatisch gevonden in Salesforce en worden er automatisch evenementen gemaakt.

Wanneer u externe Zoom-vergaderingen maakt, moet u voor de volgende zaken zorgen om een ​​succesvolle synchronisatie tussen Zoom en Salesforce te garanderen:

• Er is een Salesforce-gebruiker die de host is van de Zoom-vergadering.

• Als gastheer van de Zoom-vergadering behoort de Salesforce-contactpersoon of -lead tot de gastheer van de Zoom-vergadering.

• Deelnemers moeten op zijn minst Salesforce-contactpersonen of -leads zijn.

• Zoals te zien is in het onderstaande voorbeeld, komen de voor- en achternaam van de deelnemers aan de vergadering overeen met die van de contactpersoon of lead in Salesforce. Een deelnemer aan een Zoom-vergadering wordt gekoppeld aan de juiste contactpersoon en lead op basis van de voor- en achternaam die in de integratie zijn opgegeven.

Bekijk details van externe Zoom-vergaderingen

Zoom-vergaderingen kunnen worden gekoppeld aan Salesforce-contacten en leiding en vergaderingen kan worden gepland onder contacten en leads, samen met een geschiedenis van de activiteit die aan elke vergadering is gekoppeld.

Als u toegang wilt tot een externe Zoom-vergadering, volgt u deze stappen:

1. Klik op External Zoom Meetings in de App Launcher wanneer je de app opent.

2. Zoom-vergaderingen worden ingevuld op basis van het datumbereik dat u opgeeft.

3. Klik op de knop Details ophalen voor meer informatie.

4. Een contactpersoon of een lead kan aan een contactpersoon worden gekoppeld.

5. Klik voor de geselecteerde vergaderingen op de knop Evenementen maken.

Opmerking: Het is mogelijk om maximaal 2700 records weer te geven in externe Zoom Meetings voor de afgelopen maand. Het verdient aanbeveling om de tijd tussen de selectie van records te verkorten tot minder dan 2700 als u een foutmelding krijgt.

Hoe rapporten te bekijken

U kunt inzoomen op het rapport door op de knop Rapport zoomen op het tabblad Rapport te klikken. Rapporten in deze map kunnen worden onderverdeeld in drie typen:

• Zoom-evenementen: Als onderdeel van dit rapport vindt u een lijst met alle evenementen waarbij Zoom-bijeenkomsten betrokken waren. Het rapport bevat de volgende informatie: Titel, Startdatum, Account, Contactpersoon en Opportunity-informatie.

• Alle Zoom-vergaderingen op status: Alle gebeurtenissen die verband houden met een Zoom Meeting worden in dit rapport vermeld en gegroepeerd op basis van de status van de Zoom Meeting. Het rapport bevat de volgende informatie: onderwerp (Zoom Meeting-onderwerp), begin- en eindtijden, duur (in minuten), aantal deelnemers en wie aan de vergadering heeft deelgenomen.

• Alle zoomvergaderingen per gebruiker per gebruikersstatus: Het rapport toont een lijst met alle gebeurtenissen die verband houden met een Zoom Meeting. Deze evenementen zijn gegroepeerd op Gebruikers en vervolgens op basis van Zoom Meeting Status. Als resultaat van de Zoom Meeting wordt de volgende informatie in het rapport opgenomen: Onderwerp (projectnaam), starttijd, eindtijd, duur (in minuten), aantal deelnemers en details van deelnemers.